Perché anche nella ristorazione si usa l’overbooking e come gestirlo

Molti hanno scoperto cos’è l’overbooking nel modo peggiore: all’aeroporto, davanti a un volo già pieno, nonostante il biglietto in mano. Altri lo hanno incontrato arrivando in hotel, solo per sentirsi dire che non c’era più disponibilità. E poi c’è chi non ne ha mai sentito parlare.

Quello che in pochi sanno, però, è che l’overbooking non riguarda solo viaggi e vacanze: oggi è sempre più diffuso anche nella ristorazione. Una pratica adottata da molti locali per fronteggiare disdette improvvise, che può rivelarsi sorprendentemente vantaggiosa, se gestita con intelligenza. Ecco come fare con l’aiuto di un gestionale che non compromette l’esperienza del cliente.

Cos’è l’overbooking in un ristorante

Nel contesto della ristorazione, l’overbooking è la pratica di accettare un numero di prenotazioni leggermente superiore rispetto ai posti realmente disponibili, prevedendo che alcuni clienti non si presenteranno o cancelleranno all’ultimo momento. 

È una strategia usata per evitare tavoli vuoti e perdite economiche.

Naturalmente, si tratta di una pratica che va gestita con intelligenza e precisione, per evitare attese e cancellazioni che portano malcontento tra i clienti, rovinando la loro esperienza e anche la tua reputazione.

Quali sono i vantaggi dell’overbooking per un ristoratore

Applicare la tecnica dell’overbooking può portare numerosi vantaggi economici e organizzativi a qualsiasi attività del settore enogastronomico: dal ristorante stellato alla pizzeria di quartiere, passando per pub e wine bar. 

1# Riduzione delle perdite causate dai no-show

In molti locali capita spesso che i clienti prenotino e poi non si presentino, senza avvisare. Questo si traduce in tavoli vuoti e incassi mancati. Un ristorante da 60 coperti che registra in media 4-5 no-show a serata perde potenzialmente centinaia di euro a settimana. Con un leggero overbooking, quei posti possono essere comunque occupati, compensando le assenze.

2# Aumento del fatturato complessivo

Una pizzeria che lavora su turni veloci e ha un’alta rotazione di tavoli, può incrementare il proprio fatturato accettando qualche coperto in più. Se su 10 tavoli si contano 2-3 clienti in ritardo o che disdicono all’ultimo minuto, quei tavoli possono essere riassegnati rapidamente ad altri prenotati in overbooking, riempiendo ogni fascia oraria.

3# Migliore gestione dei turni

Nei locali con doppio turno (ad esempio alle 19:30 e alle 21:30), come le birrerie o le trattorie, è possibile sovrapporre alcune prenotazioni del secondo turno a quelle del primo, contando su una durata media del pasto abbastanza prevedibile. Questo consente di ottimizzare i flussi senza lasciare tavoli inutilizzati tra un turno e l’altro.

4# Maggior efficienza del personale

Quando il locale è pieno, anche lo staff lavora in modo più costante ed efficiente. In un pub con servizio al tavolo, ad esempio, il personale non deve restare inattivo in attesa di clienti che non arriveranno, ma può mantenere un ritmo di lavoro continuo, con vantaggi in termini di produttività e motivazione del team.

5# Migliore utilizzo delle risorse e delle scorte

Anche la cucina beneficia dell’overbooking. Se si prevedono più coperti, si pianifica meglio la preparazione e gestione delle materie prime, riducendo gli sprechi. 

Ma attenzione: l’overbooking ha degli svantaggi se gestito male

Può diventare un boomerang se non viene pianificato con precisione. Ecco i principali rischi di una gestione confusionaria:

• Clienti in attesa o rifiutati. Se tutti i prenotati si presentano e non ci sono abbastanza posti, alcuni clienti potrebbero dover aspettare a lungo o essere mandati via. Questo genera insoddisfazione, lamentele e recensioni negative, soprattutto se non si offre una soluzione alternativa o una comunicazione trasparente.

• Stress per il personale. Un sovraccarico di clienti non previsto può mettere in difficoltà lo staff di sala e cucina, aumentando i tempi di attesa, gli errori nelle comande e facendo calare la qualità del servizio.

• Danno all’immagine del locale. Anche una sola serata di overbooking gestita male può influire sulla reputazione complessiva del locale.

• Perdita di controllo e disorganizzazione. Se l’overbooking non è supportato da un sistema digitale o da una pianificazione precisa (con liste d’attesa, reminder e conferme automatiche), si rischia di perdere il controllo delle prenotazioni e peggiorare l’intera esperienza del cliente.

In parole povere, un overbooking fatto con criterio, permette di ammortizzare al meglio i costi fissi di un locale che, oggi, possono essere anche piuttosto elevati (affitto, utenze, stipendi del personale, materie prime), garantendo che ogni turno sia sfruttato al meglio. Il segreto sta nel trovare il giusto equilibrio tra efficienza e qualità del servizio, tenendo sempre al centro la soddisfazione del cliente.

Overbooking ristorante: aiutati con un gestionale

Quando le prenotazioni aumentano e i tavoli si riempiono in fretta, la gestione precisa diventa fondamentale. 

Affidarsi a un software gestionale intelligente che coordina per te ogni fase dell’overbooking è il modo più efficace per evitare disguidi, ridurre gli errori e garantire un servizio impeccabile, anche nei momenti di massima affluenza.

Scopri Cooperto, il gestionale 100% italiano creato su misura per il mondo della ristorazione, che ti aiuta a lavorare meglio, vendere di più e offrire un’esperienza impeccabile, sia in sala che online.

Con Cooperto puoi:

• Tenere sotto controllo la disponibilità dei tavoli in tempo reale, senza margini di errore.

• Bloccare automaticamente le prenotazioni quando si raggiunge la capienza massima.

• Gestire liste d’attesa in modo dinamico, con invio di promemoria ai clienti prenotati e notifiche a chi è in attesa che un tavolo si liberi.

• Suddividere i tavoli per fasce orarie e turni, ottimizzando ogni servizio. 

• Collegare Google Reservation e altri canali esterni per evitare doppie prenotazioni.

• Visualizzare la mappa digitale della sala e assegnare i tavoli in modo intelligente.

• Utilizzare un CRM integrato, che registra lo storico dei clienti, permettendoti di riconoscere e premiare gli abituali, ed evitare problemi con chi ha già fatto no-show o cancellazioni last minute.

• Analizzare l’affluenza con report dettagliati, utili per gestire al meglio i momenti critici e prendere le giuste decisioni operative nei giorni più intensi.

Vuoi provarlo subito, senza impegno? Richiedi ora la tua demo gratuita.